Pengelolaan Arsip Tertib dan Akuntabel, Bawaslu Tanah Laut Ikuti Sosialisasi Kearsipan

Tanah Laut – Kepala Sekretariat Bawaslu Kabupaten Tanah Laut, Ibu Edly, bersama empat orang staf mengikuti kegiatan Rapat Sosialisasi Pengelolaan Arsip Inaktif dan Pemusnahan Arsip sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip (JRA) di lingkungan Bawaslu Provinsi Kalimantan Selatan, Rabu (29/7/2026). Kegiatan tersebut dilaksanakan secara daring melalui Zoom Meeting.

Sosialisasi ini menghadirkan narasumber dari Arsip Nasional Republik Indonesia, Iwan Setiawan, serta perwakilan dari Bawaslu RI, Domino Cahyo, yang memberikan pemaparan terkait pengelolaan arsip secara tertib dan sesuai ketentuan peraturan perundang-undangan.

Dalam pemaparannya, dijelaskan bahwa penataan arsip inaktif merupakan tanggung jawab pimpinan Unit Kearsipan. Kegiatan tersebut meliputi penataan, penyimpanan, serta pengelolaan arsip yang telah memasuki masa retensi inaktif berdasarkan JRA. Proses penataan dilakukan dengan memperhatikan prinsip asal-usul serta prinsip aturan asli arsip, melalui pengaturan fisik dokumen, pengolahan informasi, hingga penyusunan daftar arsip inaktif.

Selain itu, penyimpanan arsip inaktif juga perlu didukung dengan sarana dan prasarana kearsipan yang memadai, termasuk ketersediaan ruang atau gedung khusus (record center) sebagai pusat penyimpanan arsip.

Dalam kegiatan tersebut juga dijelaskan kriteria suatu dokumen dapat dikategorikan sebagai arsip, yaitu apabila dibuat dan diterima sesuai tata naskah dinas, memiliki struktur, isi, dan konteks yang jelas, serta telah diregistrasi dan didistribusikan kepada pihak yang berhak secara tepat.

Terkait pemusnahan arsip, disampaikan bahwa proses tersebut harus dilaksanakan sesuai prosedur dan ketentuan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Pemusnahan arsip menjadi tanggung jawab pencipta arsip dan dilakukan oleh Unit Kearsipan setelah memperoleh persetujuan dari pimpinan pencipta arsip dan/atau Kepala ANRI.

Pelaksanaan pemusnahan dapat dilakukan di lingkungan Unit Kearsipan atau di tempat lain di bawah koordinasi dan tanggung jawab Unit Kearsipan. Adapun arsip yang dimusnahkan harus dilakukan secara total sehingga tidak dapat dikenali kembali, baik secara fisik maupun informasinya.

Melalui kegiatan ini, diharapkan seluruh jajaran Bawaslu, khususnya di tingkat kabupaten/kota, dapat meningkatkan pemahaman dan penerapan pengelolaan arsip yang tertib, akuntabel, dan sesuai dengan ketentuan yang berlaku, guna mendukung kinerja kelembagaan yang lebih profesional.